Mitarbeiterbefragungen sind ein anerkanntes und weit verbreitetes Instrument der Organisationsentwicklung und des betrieblichen Qualitätsmanagements (z.B. als zentrale Anforderung nach DIN EN ISO 9000ff). Entscheidend ist hierbei das Verständnis, dass der Erfolg eines Unternehmens wesentlich von den Menschen abhängt, die darin arbeiten. Mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung können bestehende Potenziale genutzt und neue Ressourcen freigelegt werden.

Zumeist wird bei einer Mitarbeiterbefragung gemessen wie zufrieden die Mitarbeiter mit ihrer Arbeitssituation sind, wie motiviert sie sind und wie stark sie sich letztlich an ihren Arbeitgeber gebunden fühlen (Commitment). Eine Mitarbeiterbefragung kann aber auch genutzt werden, um Mitarbeiter an Organisationsentwicklungs- und Veränderungsprozessen zu beteiligen. Das heißt, die Mitarbeiter können ihren Arbeitgeber, sowie ihr Verhältnis zu ihm beurteilen, sie können sich mit ihrem enormen „Insider“-Wissen einbringen und unter Umständen die entscheidenden Impulse für eine Optimierung betrieblicher Abläufe liefern.

Im Folgenden sind mögliche Themenfelder einer Mitarbeiterbefragung aufgelistet, die entsprechend der jeweiligen Zielsetzung untersucht und auf die spezifische Situation vor Ort angepasst werden können:

• Arbeitsbedingungen
• Zufriedenheit
• Motivation
• Kommunikation
• Zusammenarbeit im Team
• Führung
• Vergütung
• Aufstiegschancen und Entwicklungsmöglichkeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Marktposition und Zukunftschancen des Arbeitgebers
• Unternehmensleitbilder und -image
• Identifikation

Die gewonnenen Daten geben Auskunft über Stärken und Schwächen und damit über das Verbesserungspotenzial im Unternehmen. Dies kann differenziert nach einzelnen Organisationseinheiten (Abteilungen, Teams) oder nach bestimmten Schwerpunkten geschehen. Damit existiert eine solide Basis für das weitere Vorgehen: Idealerweise werden die Ergebnisse abteilungsintern diskutiert (ohne oder mit externer Moderation, z.B. durch uns), um letztlich Verbesserungsmaßnahmen entwickeln und umsetzen zu können.

Nutzen

Die Daten, die mit einer Mitarbeiterbefragung erhoben werden sind Planungs- und Entscheidungsgrundlage für konkrete Verbesserungsmaßnahmen, bzw. für ein umfangreiches Veränderungsmanagement. Dabei bestimmt die vorab gewählte Ausrichtung und Themensetzung, auf welche Art eine Mitarbeiterbefragung genutzt werden kann, bzw. welche Vorteile sie bringt. Es kann zum Beispiel die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen oder die Organisationsstruktur untersucht werden; der inhaltliche Fokus kann verstärkt auf dem Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, auf der internen Kommunikation oder auf der Bindung an den Arbeitgeber liegen.

Für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung spielt es letztlich eine große Rolle, inwiefern tatsächlich Maßnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet werden. Der Nutzen kann insbesondere in den folgenden Bereichen liegen:
Verbesserung des Betriebsklimas

• Optimierung der Ablauforganisation
• gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
• verstärkte Motivation und höheres Engagement
• stärkere Bindung an den Arbeitgeber
• Senkung von Fluktuation und Krankenstand
• bessere Kundenorientierung

Ein besonderer Vorteil von Mitarbeiterbefragungen liegt in der Erzielung eines Win-Win-Effekts: Zum Einen erhöht sich für die Mitarbeiter die Attraktivität des Arbeitsplatzes und zum Anderen kann der Arbeitgeber von einer gesteigerten betrieblichen Leistungsfähigkeit profitieren.

Vorgehen

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist für uns nicht das simple Austeilen und Auswerten eines vorgefertigten Fragebogens. Wir sehen hierin vielmehr ein vielschichtiges, sensibles Projekt, bei dem eine individuelle, gründliche, wie professionelle Herangehensweise erforderlich ist. Eine Mitarbeiterbefragung muss auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten sein, verschiedenste Interessen berücksichtigen, zielführend konzipiert sein, kompetent durchgeführt und ausgewertet werden und schließlich die richtigen Ansatzpunkte für einen Verbesserungsprozess liefern.

Den Ablauf einer Mitarbeiterbefragung teilen wir grob in sechs Phasen ein:
1. Planung
2. Vorbereitung/ Kommunikation
3. Durchführung
4. Auswertung/ Berichtlegung
5. Präsentation
6. Veränderungsmanagement

Wir realisieren zusammen mit Ihnen gerne das komplette Projekt, von der ersten bis zur letzten Phase, unterstützen Sie aber je nach Bedarf und Wunsch auch nur in Form bestimmter Einzelleistungen.

1. Planung

Auf der Basis Ihrer Intentionen und Erwartungen definieren wir zunächst gemeinsam Zielsetzung und Umfang der Untersuchung. Um ein dafür passendes, wie zielführendes Konzept entwickeln zu können, ist es für uns unerlässlich, Ihre betrieblichen Strukturen und Abläufe, sowie ihre spezifischen Sach- und Problemlagen kennen zu lernen. Das kann mittels einzelner Vorab-Gespräche, einer qualitativen Vorbefragung und/oder Betriebsführungen geschehen. Gleichzeitig können damit die relevanten Themen und Fragestellungen identifiziert, bzw. konkretisiert werden. Während dieser ersten Projektphase sollte auch schon ein Koordinations-Team für die notwendige interne Organisation und Kommunikation, sowie für die Abstimmung mit MWO zusammengestellt werden (Bei kleineren Betrieben genügt unter Umständen ein Projektverantwortlicher).

Zusammen mit Ihnen legen wir fest, in welcher Form wir die Befragung durchführen (Papier- oder Online-Fragebogen) und erstellen einen Ablaufplan. Die Hauptaufgabe in dieser Phase ist jedoch die Gestaltung eines durchdachten Fragebogens. Diesen erstellen wir gemäß der zuvor erarbeiteten Zielsetzung, auf der Basis unserer Vorab-Analyse und immer in Abstimmung mit Ihnen. An den Fragenbogen legen wir die höchsten Ansprüche, denn nur wenn dieser methodisch korrekt, inhaltlich erschöpfend und für die Zielgruppe verständlich formuliert ist kann er für Sie nutzbare Ergebnisse liefern. Je nach Themenstellung oder Erkenntnisinteresse greifen wir dabei auf bereits bewährte Elemente, wie zum Beispiel bestimmte Items oder Antwortvorgaben zurück. Bevor die Befragung schließlich starten kann führen wir noch ein Pre-Testing durch und nehmen etwaige Nachbesserungen am Fragebogen vor.

2. Vorbereitung/ Kommunikation

Für einen reibungslosen Ablauf einer Mitarbeiterbefragung ist es wichtig alle Beteiligten, sowie Interessenvertreter in den folgenden Prozess zu integrieren. So sollten Betriebsrat, Datenschutz-Beauftragter, QM-Beauftragter und sonstige Arbeitnehmervertreter an allen Projekt-Phasen beteiligt sein, z.B. als Mitglieder des Koordinationsteams. Auch die Mitarbeiter sollten vor, während und nach der Befragung ausführlich über Zielsetzung und Ablauf, aber auch über die Freiwilligkeit und Anonymität ihrer Angaben informiert werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung entsprechender Kommunikations-Maßnahmen (z.B. Aushänge, Rundschreiben, Präsentationen). Wenn eine Mitarbeiterbefragung als gemeinsames wie nützliches Projekt verstanden wird, ist mit einer deutlich höheren Teilnahmequote zu rechnen, sowie mit einer größeren Akzeptanz gegenüber eines möglichen Veränderungsmanagements.

3. Durchführung

Mit Beginn des Befragungszeitraums ist der Fragebogen entweder online abrufbar oder wird in Papierform verteilt. Je nach Wunsch kann dieser direkt am Arbeitsplatz oder in einem eigens eingerichteten „Wahllokal“ ausgefüllt werden. Beim Fragebogen-Rücklauf bieten wir die verschiedensten Varianten, wie z.B. das Aufstellen eines Briefkastens oder den direkten postalischen Versand, an. Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch bei einer Nachfassaktion, um den Rücklauf zu beschleunigen, bzw. die Teilnahmequote zu erhöhen. Außerdem stehen wir den Teilnehmern während des gesamten Befragungszeitraums für Fragen zur Verfügung.

4. Auswertung/ Berichtlegung

Mit den entsprechenden statistischen Verfahren werten wir schließlich die gewonnenen Daten aus, wobei der Fokus zuvorderst auf den anfangs definierten Fragestellungen und Zielsetzungen liegt. Zur Grundauswertung gehören hauptsächlich Häufigkeitsverteilungen, differenziert nach Abteilungen, Organisationseinheiten oder Standorten, aber je nach Relevanz auch nach anderen Kriterien (z.B. nach soziodemographischen Merkmalen). Hiermit erhalten Sie ein allgemeines Feedback, sowie die Möglichkeit zum internen Benchmarking. Besonders aufschlussreich können auch die Antworten auf offene Fragen sein, welche wir in griffige Kategorien zusammenfassen. Zudem können mittels multivariater Analysemethoden Faktoren identifiziert werden, die beispielsweise entscheidend für die Zufriedenheit in einzelnen Bereichen sind. Hier zeigt sich am deutlichsten, an welchen Punkten Sie sich weiterentwickeln können und sollten.

Grundsätzlich stellen wir Ihnen die Befragungsergebnisse in Form eines Berichtbands mit anschaulichen Graphiken und verständlichen Begleittexten zur Verfügung. Soweit möglich und gewünscht beinhaltet der Bericht Stärken-Schwächen-Profile mit entsprechenden Handlungsempfehlungen.

5. Präsentation

Wir empfehlen, relevante Ergebnisse möglichst zeitnah, d.h., innerhalb weniger Wochen innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren, um die zuvor erarbeitete positive Einstellung gegenüber dem Befragungsprojekt aufrecht zu erhalten. Werden hier Stärken und Schwächen benannt, gelingt ein insgesamt leichterer Einstieg in die Phase des Verbesserungs- oder Veränderungsmanagements. Gerne führen wir auch eine Ergebnispräsentation bei Ihnen durch. Hierbei können offene Fragen geklärt, neue Anregungen gesammelt oder bereits konkrete Maßnahmen diskutiert werden. Abteilungs- oder Standort-bezogene Einzelberichte und Präsentationen können ebenso angefertigt, bzw. durchgeführt werden; damit erhalten die jeweiligen Führungskräfte eine direkte Rückmeldung. Bei Bedarf unterstützen wir Sie außerdem bei der Kommunikation der Befragungsergebnisse in Richtung der Mitarbeiter (z.B. Erstellung von Zusammenfassungen als Aushang, Durchführung kompakter Ergebnispräsentationen bei Betriebsversammlungen).

6. Veränderungsmanagement

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt nun wesentlich davon ab, ob und wie mit den Ergebnissen gearbeitet wird - der Analyse sollten nun Taten folgen. Die Einbindung der Mitarbeiter spielt dabei wieder eine große Rolle: Denn sie sind es, die mit dem „Innenleben“ ihrer Arbeitsstätte am besten vertraut sind, die oft die richtigen Ideen für Verbesserungen haben und sich auch mit dem notwendigen Engagement einbringen. Wir bieten Ihnen an, Sie bei der Initiierung mitarbeitergestützter Optimierungsprozesse zu begleiten: Wir führen Workshops auf Leitungs- oder Teamebene durch, in denen die Ergebnisse gemeinsam diskutiert und konkrete Maßnahmen, bzw. Handlungsempfehlungen erarbeitet werden. Hierzu kann auch gehören, dass unternehmensinterne Prozesse, Routinen und Prinzipien hinterfragt und ggf. überarbeitet werden. Die Kreativitätspotenzial der eigenen Belegschaft sollte nie unterschätzt werden!